Công chứng giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn – Thủ tục cần gì?
Công chứng giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn là thủ tục thường gặp khi người dân cần hoàn thiện hồ sơ xin việc, du học, kết hôn với người nước ngoài hoặc làm thủ tục định cư. Việc hiểu đúng về quy trình, giấy tờ cần chuẩn bị, cũng như cơ sở pháp lý giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi thực hiện.
>>>Xem thêm: Những trường hợp tưởng không cần nhưng lại bắt buộc phải đếnvăn phòng công chứng.
1. Căn cứ pháp lý liên quan đến công chứng giấy tờ hộ tịch
1.1. Các văn bản pháp luật chính
Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch.
Luật Hộ tịch 2014 quy định về việc cấp, quản lý và sử dụng giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn.
Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn một số nội dung nghiệp vụ chứng thực.
1.2. Phân biệt giữa công chứng và chứng thực
Chứng thực giấy khai sinh, đăng ký kết hôn là việc xác nhận bản sao đúng với bản chính, thường được thực hiện tại UBND cấp xã, phường hoặc văn phòng công chứng.
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận nội dung, chữ ký trong hợp đồng hoặc văn bản, không áp dụng trực tiếp cho giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh hay giấy đăng ký kết hôn.
2. Trường hợp nào cần công chứng giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn?
Một số trường hợp sử dụng bản sao chứng thực giấy khai sinh, đăng ký kết hôn tại Việt Nam:
Xin việc, nộp hồ sơ thi tuyển công chức, viên chức
Làm hồ sơ bảo hiểm xã hội, chế độ thai sản
Làm hồ sơ nhập học, xác nhận quan hệ nhân thân
2.2. Dùng trong thủ tục có yếu tố nước ngoài
Kết hôn với người nước ngoài
Làm hồ sơ định cư, du học
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ
Ví dụ thực tế: Chị Mai cần nộp hồ sơ du học sang Đức. Lãnh sự quán yêu cầu bản sao công chứng giấy khai sinh (đã dịch thuật công chứng sang tiếng Đức). Chị Mai đến văn phòng công chứng để sao y bản chính, sau đó sử dụng bản sao này để hợp pháp hóa tại Sở Ngoại vụ.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính, trừ khi pháp luật có quy định khác.”
Như vậy, bản sao công chứng có giá trị pháp lý tương đương bản chính, nhưng không có quy định cụ thể về thời hạn. Thời hạn sử dụng phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận hồ sơ (thường là 3–6 tháng).
4.2. Có bắt buộc phải chứng thực ở nơi cấp bản chính?
Không. Bạn có thể chứng thực giấy khai sinh, đăng ký kết hôn ở bất kỳ UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng nào trên cả nước, miễn là có bản chính hợp lệ để đối chiếu.
Phí này có thể thay đổi tùy địa phương và tổ chức thực hiện.
Kết luận
Công chứng giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn là thủ tục đơn giản nhưng rất cần thiết khi làm các hồ sơ hành chính hoặc giao dịch pháp lý. Nắm rõ quy trình, giấy tờ cần chuẩn bị, cơ sở pháp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
