Công chứng giấy tờ online – có thật sự hợp pháp không?
Công chứng giấy tờ online đang trở thành xu hướng phổ biến trong thời đại số, đặc biệt khi nhu cầu xác thực các loại văn bản, hợp đồng ngày càng tăng trong môi trường làm việc từ xa. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn: Việc công chứng online có thực sự hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam? Bài viết sau sẽ giải đáp chi tiết dựa trên căn cứ pháp lý cụ thể.
>>> Xem thêm: Bạn đã cập nhật quy trình mới nhất cho việc công chứng giấy tờ chưa?
1. Khái niệm công chứng giấy tờ online là gì?
1.1. Định nghĩa cơ bản
Công chứng giấy tờ online là hình thức mà người dân có thể đăng ký, nộp hồ sơ và đặt lịch công chứng thông qua website, ứng dụng hoặc cổng dịch vụ công mà không cần đến trực tiếp văn phòng công chứng ngay từ đầu. Tuy nhiên, điểm cần làm rõ là việc ký tên, điểm chỉ và nhận văn bản công chứng vẫn thường được thực hiện trực tiếp hoặc qua phương tiện được pháp luật cho phép.
1.2. Các loại hình phổ biến
Đăng ký công chứng hợp đồng online trước qua hệ thống
Chứng thực bản sao từ bản chính qua cổng dịch vụ công
Gửi hồ sơ công chứng qua email hoặc hệ thống quản lý hồ sơ
Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.
Hiện nay, Luật Công chứng chưa cho phép ký văn bản công chứng hoàn toàn qua mạng, nhưng không cấm các bước nộp hồ sơ, đăng ký lịch hẹn hay kiểm tra hồ sơ trực tuyến.
2.2. Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
Nghị định này mở ra cơ sở pháp lý cho các bước hành chính như tiếp nhận, xử lý hồ sơ công chứng qua mạng, góp phần hợp pháp hóa một phần quy trình công chứng online.
3. Công chứng giấy tờ online có thật sự hợp pháp không?
3.1. Công chứng giấy tờ online: Hợp pháp một phần
Theo quy định hiện hành, người dân được quyền nộp hồ sơ, đặt lịch và nhận kết quả công chứng qua mạng, nhưng việc công chứng vẫn cần công chứng viên trực tiếp chứng kiến quá trình ký kết (hoặc qua hình thức được pháp luật quy định trong một số trường hợp đặc biệt như đại dịch, thiên tai…).
3.2. Công chứng giấy tờ online: Những phần chưa hợp pháp
Việc ký văn bản công chứng bằng chữ ký điện tử vẫn chưa được Luật Công chứng thừa nhận hoàn toàn, ngoại trừ trong một số giao dịch điện tử chuyên biệt như đấu thầu, kê khai thuế, hóa đơn điện tử.
Trường hợp 1: Anh Nam ở Hà Nội cần công chứng hợp đồng thuê nhà gấp nhưng đang đi công tác ở Đà Nẵng. Anh liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ, gửi hồ sơ bản scan qua email để kiểm tra trước. Văn phòng hướng dẫn anh đặt lịch hẹn công chứng qua cổng dịch vụ công Hà Nội. Khi về Hà Nội, anh chỉ cần đến ký tên và nhận kết quả. Đây là quy trình công chứng giấy tờ online hợp pháp và tiện lợi.
Trường hợp 2: Chị Hương nghe giới thiệu về dịch vụ “công chứng online trọn gói không cần đến” qua mạng xã hội. Chị chỉ gửi hồ sơ và nhận lại bản công chứng đã ký sẵn qua bưu điện. Sau này, khi sử dụng văn bản để nộp hồ sơ vay vốn ngân hàng, hồ sơ bị trả lại vì không đảm bảo giá trị pháp lý. Đây là ví dụ vi phạm pháp luật và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
5. Những rủi ro khi sử dụng dịch vụ công chứng giấy tờ online không chính thống
Văn bản không có giá trị pháp lý
Bị giả mạo chữ ký hoặc làm giả tài liệu
Khó chứng minh tính tự nguyện và đúng quy trình pháp luật
6. Hướng dẫn công chứng giấy tờ online đúng pháp luật
6.1. Đăng ký qua cổng dịch vụ công
Truy cập cổng dịch vụ công cấp tỉnh hoặc Bộ Tư pháp, tìm mục “Công chứng” để thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ trực tuyến.
6.2. Liên hệ trực tiếp văn phòng công chứng uy tín
Nên lựa chọn văn phòng công chứng uy tín, có hỗ trợ online minh bạch như: kiểm tra hồ sơ từ xa, tư vấn thủ tục qua Zalo/Email và đặt lịch hẹn trực tuyến.
6.3. Đến trực tiếp ký kết hoặc thực hiện theo hướng dẫn hợp pháp
Chỉ ký văn bản trước mặt công chứng viên hoặc theo hướng dẫn hợp pháp nếu được xác nhận bằng cuộc gọi video, chứng thực điện tử có sự hỗ trợ của công nghệ pháp lý.
Công chứng giấy tờ online là xu hướng tiện lợi, tiết kiệm thời gian nếu được thực hiện đúng pháp luật. Tuy nhiên, người dân cần tỉnh táo, không sử dụng các dịch vụ mập mờ, trái quy định để tránh hậu quả pháp lý về sau.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
