Công chứng giấy xác nhận không danh sách theo dõi đặc biệt

Giấy xác nhận không thuộc danh sách theo dõi đặc biệt của địa phương thường được yêu cầu trong hồ sơ xin việc vào cơ quan nhà nước, tham gia lực lượng dân quân tự vệ, ứng tuyển vào tổ chức an ninh – quốc phòng hoặc khi thực hiện một số thủ tục hành chính có điều kiện về nhân thân. Để đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của hồ sơ, nhiều cơ quan yêu cầu phải thực hiện công chứng không thuộc diện theo dõi để chứng minh giấy tờ là bản sao hợp lệ. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, quy trình và căn cứ pháp luật giúp người dân dễ dàng thực hiện đúng thủ tục.

>>> Xem thêm: Cảnh giác lừa đảo giả danh văn phòng công chứng: Cách nhận biết

1. Giấy xác nhận không thuộc danh sách theo dõi đặc biệt của địa phương là gì?

Công chứng giấy xác nhận

Đây là văn bản do Công an xã/phường hoặc UBND cấp xã cấp, xác nhận rằng công dân:

Không nằm trong danh sách theo dõi đặc biệt về an ninh – trật tự;
Không thuộc diện giám sát, quản lý cư trú đặc biệt;
Không có tiền án, tiền sự đang trong giai đoạn theo dõi tại địa phương;
Không thuộc diện bị áp dụng biện pháp quản lý hành chính theo quy định.

Giấy này thường xuất hiện trong hồ sơ xin việc tại:

Trường học có yêu cầu tiêu chuẩn chính trị;
Các đơn vị tư nhân làm việc trong lĩnh vực an ninh, vận tải, tài chính;
Cơ quan nhà nước, lực lượng bán chuyên trách.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm xử lý khi công chứng mua bán nhà có tranh chấp

2. Khi nào cần công chứng giấy xác nhận không thuộc diện theo dõi?

Theo “Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, bản sao muốn có giá trị sử dụng phải được chứng thực từ bản chính. Do đó, công chứng được yêu cầu khi:

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ không giữ bản gốc;
Một cá nhân phải nộp hồ sơ nhiều nơi cùng lúc;
Bản gốc là giấy quan trọng, không tiện mang theo;
Đơn vị yêu cầu chỉ chấp nhận bản sao chứng thực.

Công chứng giúp đảm bảo:

Tính xác thực của thông tin cá nhân;
Hồ sơ hợp lệ, không bị trả về;
Hạn chế rủi ro làm mất giấy tờ gốc.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn công chứng di sản lớn qua Công chứng di chúc

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng không thuộc diện theo dõi

Công chứng giấy xác nhận

3.1. Hồ sơ bắt buộc

Bản gốc giấy xác nhận không thuộc diện theo dõi đặc biệt;
Bản sao photo (1 hoặc nhiều bản tùy nhu cầu);
CCCD/CMND của người yêu cầu công chứng.

Xem thêm: Tách thửa đất để vay vốn: Có thuận lợi không?

3.2. Trường hợp nộp thay cho người khác

Cần mang theo:

Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu;
CCCD của người được ủy quyền và người đi công chứng.

>>> Xem thêm: Những trường hợp được miễn thuế khi thủ tục thừa kế nhà đất

4. Quy trình công chứng theo đúng quy định

Bước 1: Nộp giấy tờ

Nộp bản gốc và bản sao tại UBND xã/phường hoặc văn phòng công chứng.

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy gốc

Công chứng viên sẽ kiểm tra:

Tình trạng giấy (không rách, không mờ chữ);
Dấu và chữ ký của cơ quan cấp;
Thời gian cấp còn hiệu lực.

Bước 3: Thực hiện chứng thực bản sao

Đối chiếu bản gốc – bản sao;
Ghi lời chứng;
Đóng dấu và ký xác nhận.

Bước 4: Nhận kết quả

Trả ngay trong ngày, thường chỉ mất 10–20 phút.

>>> Xem thêm: Chọn dịch vụ sổ đỏ nào để thủ tục mua bán nhà đất diễn ra thuận lợi nhất?

5. Ví dụ minh họa thực tế

Anh T., nộp hồ sơ thi tuyển vào lực lượng dân quân tự vệ tại phường. Một trong các giấy tờ bắt buộc là “Giấy xác nhận không thuộc danh sách theo dõi đặc biệt của địa phương”. Anh cần 03 bản sao chứng thực.
Anh chuẩn bị:

Bản gốc giấy xác nhận;
03 bản photo;
CCCD.

Tại văn phòng công chứng, công chứng viên kiểm tra dấu của Công an phường, đối chiếu bản sao và công chứng ngay trong vòng 15 phút. Anh T. hoàn thiện hồ sơ đúng thời hạn.

6. Lưu ý quan trọng khi công chứng giấy xác nhận không thuộc diện theo dõi

Thông tin họ tên, ngày sinh, địa chỉ cư trú phải trùng khớp với CCCD;
Nếu giấy xác nhận có hiệu lực theo ngày, chỉ nên công chứng trong thời gian hiệu lực;
Giấy có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai;
Tuyệt đối không sử dụng giấy bị tẩy xóa hoặc bị sửa thông tin.

7. Thời gian – chi phí công chứng

Thời gian: 5–20 phút tùy số lượng bản.
Chi phí: Theo “Thông tư 257/2016/TT-BTC”, mức phí chứng thực bản sao thường từ 2.000 – 5.000 đồng/trang.

Kết luận

Việc thực hiện công chứng không thuộc diện theo dõi là bước quan trọng để đảm bảo giấy tờ có giá trị pháp lý khi nộp vào các cơ quan yêu cầu tiêu chuẩn nhân thân rõ ràng. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng hướng dẫn sẽ giúp quy trình nhanh chóng và hạn chế bị yêu cầu bổ sung.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Xem thêm: Top 3 văn phòng công chứng quận Cầu Giấy

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại nơi có tài sản

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng vay vốn ngân hàng

>>> Thủ tục đăng ký kết hôn cần có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không?

>>> Làm chứng thực chữ ký khi người yêu cầu đang ở nước ngoài: hướng dẫn chi tiết

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.