Thời gian xử lý hồ sơ công chứng ngoài trụ sở là bao lâu?
Một trong những băn khoăn phổ biến của người dân khi lựa chọn công chứng ngoài trụ sở là thời gian xử lý hồ sơ có kéo dài hơn so với công chứng tại văn phòng hay không. Trên thực tế, không ít trường hợp phát sinh chậm trễ do hiểu chưa đúng quy trình, chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ hoặc kỳ vọng sai về thời gian thực hiện. Việc nắm rõ thời gian công chứng ngoài trụ sở theo quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng sẽ giúp người dân chủ động sắp xếp công việc, hạn chế rủi ro phát sinh. Bài viết dưới đây phân tích cụ thể vấn đề này từ góc độ pháp lý và kinh nghiệm thực tiễn.
1. Nguyên tắc chung về thời gian công chứng ngoài trụ sở
Về nguyên tắc, công chứng ngoài trụ sở không phải là một thủ tục độc lập, mà chỉ là sự thay đổi về địa điểm thực hiện hoạt động công chứng. Do đó, thời gian xử lý hồ sơ vẫn phải tuân theo các quy định chung của pháp luật về công chứng.
Luật Công chứng hiện hành xác định rằng việc công chứng phải được thực hiện kịp thời, đúng trình tự, bảo đảm tính chính xác và an toàn pháp lý, không vì thực hiện ngoài trụ sở mà được phép kéo dài thời gian một cách tùy tiện.
Tuy nhiên, trong thực tiễn, thời gian công chứng ngoài trụ sở thường chịu tác động của nhiều yếu tố hơn so với công chứng tại văn phòng.
2. Thời gian xử lý hồ sơ công chứng ngoài trụ sở theo quy định
Theo quy định chung, thời gian xử lý hồ sơ công chứng được xác định như sau:
Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung đơn giản, hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, việc công chứng có thể được thực hiện ngay trong ngày.
Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp, cần xác minh, đối chiếu thêm thông tin, thời gian giải quyết có thể kéo dài nhưng không vượt quá thời hạn luật định.
Nguyên tắc này áp dụng thống nhất cho cả công chứng tại trụ sở và ngoài trụ sở. Tuy nhiên, việc thực hiện ngoài trụ sở thường cần thêm thời gian chuẩn bị và sắp xếp lịch.
3. Các giai đoạn cấu thành thời gian công chứng ngoài trụ sở
3.1. Thời gian tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ ban đầu
Trước khi quyết định đi công chứng ngoài trụ sở, tổ chức hành nghề công chứng phải tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ. Đây là bước bắt buộc nhằm bảo đảm rằng giao dịch đủ điều kiện công chứng.
Trong thực tiễn, nếu hồ sơ được nộp đầy đủ, rõ ràng ngay từ đầu, giai đoạn này thường diễn ra nhanh chóng. Ngược lại, nếu hồ sơ thiếu, sai hoặc có dấu hiệu rủi ro, thời gian xử lý sẽ kéo dài.
Ví dụ: “Hồ sơ công chứng di chúc tại nhà bị yêu cầu bổ sung giấy tờ y tế chứng minh năng lực hành vi, khiến thời gian xử lý kéo dài thêm vài ngày”.
3.2. Thời gian sắp xếp lịch và di chuyển
Một yếu tố đặc thù ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian công chứng ngoài trụ sở là việc sắp xếp lịch cho công chứng viên.
– Lịch làm việc của công chứng viên – Khoảng cách từ trụ sở đến địa điểm công chứng – Thời điểm yêu cầu (giờ hành chính, ngoài giờ, ngày nghỉ)
Trong nhiều trường hợp, dù hồ sơ đã đầy đủ, người dân vẫn phải chờ để công chứng viên bố trí thời gian phù hợp.
3.3. Thời gian thực hiện công chứng tại địa điểm yêu cầu
Khi công chứng viên đến địa điểm ngoài trụ sở, thời gian thực hiện phụ thuộc vào:
– Số lượng người tham gia ký kết – Mức độ phức tạp của nội dung hợp đồng – Việc giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý
Công chứng viên không được rút ngắn các bước này chỉ để tiết kiệm thời gian, bởi đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính hợp pháp của văn bản.
3.4. Thời gian hoàn tất, ký đóng dấu và lưu trữ hồ sơ
Sau khi công chứng xong tại địa điểm yêu cầu, hồ sơ phải được đưa về trụ sở để hoàn tất các thủ tục hành chính, đóng dấu, ghi sổ và lưu trữ theo quy định. Giai đoạn này thường diễn ra trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo.
>>> Xem thêm: 5 tiêu chí đánh giádịch vụ làm sổ đỏ chuyên nghiệp tại Hà Nội
4. Các yếu tố làm kéo dài thời gian công chứng ngoài trụ sở
Thực tiễn cho thấy, thời gian công chứng ngoài trụ sở có thể kéo dài hơn dự kiến do các nguyên nhân sau:
Hồ sơ chưa đầy đủ, phải bổ sung nhiều lần.
Nội dung hợp đồng phức tạp, cần xác minh nguồn gốc tài sản hoặc tình trạng pháp lý.
Người ký văn bản có dấu hiệu hạn chế năng lực hành vi, cần kiểm tra kỹ về ý chí tự nguyện.
Địa điểm công chứng xa, giao thông không thuận lợi hoặc thực hiện ngoài giờ hành chính.
Những yếu tố này đều mang tính khách quan và thường được công chứng viên cân nhắc rất thận trọng.
5. Thời gian công chứng ngoài trụ sở có được rút ngắn không?
Pháp luật không cấm việc rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ nếu đáp ứng đủ điều kiện, nhưng không cho phép bỏ qua hoặc giản lược các bước bắt buộc.
Ví dụ: “Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, giao dịch đơn giản và địa điểm công chứng thuận lợi, việc công chứng ngoài trụ sở có thể hoàn tất trong cùng ngày”.
Tuy nhiên, nếu việc rút ngắn thời gian dẫn đến vi phạm quy trình nghiệp vụ, văn bản công chứng có nguy cơ bị tranh chấp hoặc bị xem xét trách nhiệm pháp lý sau này.
Chủ động sắp xếp thời gian, địa điểm phù hợp để công chứng viên dễ dàng thực hiện.
7. Kết luận
Có thể thấy rằng, thời gian công chứng ngoài trụ sở không được ấn định cứng nhắc theo một con số cụ thể, mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố pháp lý và thực tiễn. Nếu hồ sơ đầy đủ, giao dịch rõ ràng và việc phối hợp giữa các bên được thực hiện tốt, công chứng ngoài trụ sở hoàn toàn có thể diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, tương đương với công chứng tại văn phòng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
