Công chứng ngoài trụ sở trong bối cảnh siết chặt quản lý hành nghề công chứng
Những năm gần đây, hoạt động công chứng ngoài trụ sở ngày càng phổ biến do nhu cầu thực tế của người dân tăng cao. Tuy nhiên, song hành với sự mở rộng đó là xu hướng siết chặt công chứng ngoài trụ sở từ phía cơ quan quản lý nhà nước nhằm phòng ngừa việc lợi dụng hình thức này để hợp thức hóa giao dịch trái pháp luật. Trong bối cảnh quản lý hành nghề công chứng ngày càng chặt chẽ, công chứng ngoài trụ sở không còn là “khoảng trống linh hoạt” mà đang chịu sự giám sát đặc biệt. Việc nhận diện đúng yêu cầu quản lý mới là yếu tố then chốt để tổ chức hành nghề và công chứng viên tránh rủi ro pháp lý.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng tại nhà củavăn phòng công chứng có đáng tin không?
Bối cảnh pháp lý dẫn đến xu hướng siết chặt công chứng ngoài trụ sở
Xu hướng siết chặt công chứng ngoài trụ sở xuất phát từ thực tiễn phát sinh nhiều sai phạm liên quan đến việc ký kết hợp đồng ngoài văn phòng công chứng. Một số vụ việc cho thấy công chứng ngoài trụ sở đã bị lợi dụng để che giấu tình trạng cưỡng ép, giả mạo chữ ký hoặc giao dịch nhằm trốn tránh nghĩa vụ tài chính.
Pháp luật công chứng hiện hành không cấm công chứng ngoài trụ sở, nhưng quy định đây là trường hợp đặc biệt, chỉ được thực hiện khi có lý do chính đáng. Trong bối cảnh đó, cơ quan quản lý tập trung tăng cường thanh tra, kiểm tra nhằm bảo đảm hoạt động này được thực hiện đúng bản chất và đúng giới hạn pháp luật cho phép.
Ví dụ: “Việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng tại nhà riêng khi các bên hoàn toàn có khả năng đến văn phòng đã bị cơ quan thanh tra xác định là thực hiện không đúng điều kiện luật định”.
Siết chặt công chứng ngoài trụ sở từ góc độ điều kiện thực hiện
Một nội dung trọng tâm của việc siết chặt công chứng ngoài trụ sở là xác định rõ điều kiện được phép thực hiện. Công chứng viên không thể chỉ căn cứ vào đề nghị của người dân mà phải đánh giá toàn diện hoàn cảnh cụ thể.
Các lý do như tuổi cao, bệnh nặng, điều trị nội trú dài ngày hoặc hạn chế khả năng đi lại phải được xem xét nghiêm túc, có căn cứ rõ ràng. Trong nhiều địa phương, cơ quan quản lý yêu cầu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở phải thể hiện rõ lý do, tránh tình trạng hợp thức hóa sau khi sự việc đã xảy ra.
Tăng cường trách nhiệm của công chứng viên khi hành nghề ngoài trụ sở
Trong bối cảnh siết chặt công chứng ngoài trụ sở, trách nhiệm cá nhân của công chứng viên được đặt ra ở mức cao hơn so với trước đây. Công chứng viên không chỉ chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, mà còn về quyết định lựa chọn địa điểm công chứng.
Việc đánh giá năng lực hành vi dân sự, sự tự nguyện của người ký khi công chứng ngoài trụ sở được xem là điểm then chốt trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến việc văn bản công chứng bị yêu cầu hủy bỏ hoặc công chứng viên bị xử lý kỷ luật.
Ví dụ: “Công chứng viên không chứng minh được căn cứ xác định người ký hoàn toàn minh mẫn khi công chứng tại nhà đã bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp”.
Siết chặt công chứng ngoài trụ sở gắn với trách nhiệm của tổ chức hành nghề
Không chỉ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cũng chịu sự giám sát chặt chẽ hơn khi mở rộng hoặc duy trì hoạt động công chứng ngoài trụ sở. Cơ quan quản lý yêu cầu tổ chức hành nghề phải xây dựng quy trình nội bộ, phân công rõ trách nhiệm và kiểm soát hồ sơ đầy đủ.
Trong bối cảnh quản lý chặt chẽ, việc để công chứng viên tự phát thực hiện công chứng ngoài trụ sở mà thiếu kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến trách nhiệm liên đới của văn phòng công chứng.
>>> Xem thêm: Thủ tục chuyển nhượng đất đai thuận tiện hơn khi códịch vụ sổ đỏ hỗ trợ
Công chứng ngoài trụ sở và nguy cơ bị xem xét lại giá trị pháp lý
Một hệ quả trực tiếp của việc siết chặt công chứng ngoài trụ sở là gia tăng khả năng văn bản công chứng bị xem xét lại trong tranh chấp. Khi xảy ra khiếu kiện, Tòa án thường tập trung đánh giá điều kiện thực hiện công chứng ngoài trụ sở hơn là chỉ nội dung hợp đồng.
Nếu không chứng minh được việc thực hiện ngoài trụ sở là cần thiết và hợp pháp, văn bản công chứng có thể bị tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện về hình thức hoặc trình tự.
Ví dụ: “Hợp đồng được công chứng tại nhà nhưng không làm rõ lý do không thể đến văn phòng đã bị Tòa án xem xét hủy bỏ giá trị pháp lý”.
Vai trò của thanh tra, kiểm tra trong việc siết chặt công chứng ngoài trụ sở
Thanh tra, kiểm tra được xem là công cụ trọng yếu trong việc siết chặt công chứng ngoài trụ sở. Nội dung thanh tra thường tập trung vào hồ sơ lưu trữ, căn cứ thực hiện ngoài trụ sở, quy trình nghiệp vụ và trách nhiệm giải trình của tổ chức hành nghề.
Việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ, thiếu ghi nhận hoàn cảnh đặc thù hoặc không thống nhất giữa hồ sơ và thực tế là những lỗi phổ biến dễ bị phát hiện trong quá trình kiểm tra.
>>> Xem thêm: Khi nào nên cập nhậtDi chúc tại nhà sau những biến động lớn trong gia đình
Khuyến nghị cho công chứng viên và tổ chức hành nghề trong bối cảnh quản lý chặt chẽ
Trước xu hướng siết chặt công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên và tổ chức hành nghề cần chủ động điều chỉnh cách tiếp cận. Việc ưu tiên an toàn pháp lý, thận trọng trong tiếp nhận hồ sơ và từ chối kịp thời các yêu cầu không đủ điều kiện là giải pháp bền vững.
Đồng thời, cần tăng cường đào tạo nội bộ, cập nhật quan điểm quản lý mới để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh từ hoạt động công chứng ngoài trụ sở.
Siết chặt công chứng ngoài trụ sở là xu hướng tất yếu trong quá trình hoàn thiện cơ chế quản lý hành nghề công chứng. Điều này không nhằm hạn chế quyền tiếp cận dịch vụ của người dân, mà để bảo đảm tính minh bạch, an toàn pháp lý và uy tín của hoạt động công chứng. Trong bối cảnh đó, công chứng ngoài trụ sở chỉ thực sự phát huy giá trị khi được thực hiện đúng giới hạn pháp luật và dưới sự kiểm soát chặt chẽ về nghiệp vụ.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
