Checklist 10 bước công chứng ngoài trụ sở đúng quy định pháp luật
Công chứng ngoài trụ sở là hình thức đặc thù, chỉ được thực hiện trong những trường hợp nhất định theo quy định pháp luật. Trên thực tế, không ít giao dịch bị trì hoãn hoặc bị từ chối do người dân và các bên liên quan chưa nắm rõ trình tự, điều kiện thực hiện. Việc xây dựng một checklist công chứng ngoài trụ sở giúp kiểm soát rủi ro pháp lý, tránh thiếu sót hồ sơ và bảo đảm tính hợp lệ của văn bản công chứng. Bài viết dưới đây tổng hợp 10 bước cần kiểm tra để việc công chứng ngoài trụ sở diễn ra đúng quy định.
Bước 1: Xác định rõ có thuộc trường hợp được công chứng ngoài trụ sở hay không
Công chứng ngoài trụ sở không phải là quyền yêu cầu tùy nghi của người dân. Chỉ được thực hiện khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật về công chứng.
Các trường hợp phổ biến gồm: người yêu cầu công chứng già yếu, ốm đau, không thể đi lại; người đang điều trị tại cơ sở y tế; người đang bị tạm giam, tạm giữ; hoặc các trường hợp khác có lý do khách quan chính đáng.
Ví dụ: “Người lập di chúc đang nằm điều trị dài ngày tại bệnh viện và không thể đến văn phòng công chứng”.
Bước 2: Liên hệ trước với tổ chức hành nghề công chứng
Việc liên hệ trước là bước gần như bắt buộc trong thực tiễn để tổ chức hành nghề công chứng xem xét khả năng tiếp nhận yêu cầu.
Ở bước này, người yêu cầu cần trình bày rõ nhu cầu công chứng ngoài trụ sở, loại văn bản, địa điểm, thời gian dự kiến và lý do không thể đến trụ sở công chứng.
Bước 3: Thống nhất sơ bộ về việc chấp nhận công chứng ngoài trụ sở
Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, công chứng viên sẽ đánh giá sơ bộ xem yêu cầu có phù hợp với quy định pháp luật hay không.
Nếu không đủ căn cứ pháp lý, tổ chức hành nghề công chứng có quyền từ chối ngay từ đầu để tránh rủi ro.
Ví dụ: “Yêu cầu công chứng ngoài trụ sở chỉ vì ngại di chuyển, không có lý do khách quan chính đáng, có thể bị từ chối”.
Bước 4: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý theo yêu cầu
Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan đến giao dịch, bao gồm giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản, dự thảo hợp đồng hoặc nội dung giao dịch.
Việc thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ không hợp lệ là nguyên nhân phổ biến khiến lịch công chứng ngoài trụ sở bị hủy hoặc dời lại.
Bước 5: Gửi hồ sơ trước để công chứng viên kiểm tra
Trong thực tiễn, hồ sơ thường được gửi trước dưới dạng bản chụp hoặc bản scan để công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp.
Bước này giúp phát hiện sớm các vấn đề như: giấy tờ giả, nội dung hợp đồng trái luật, chủ thể không đủ năng lực hành vi dân sự.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chọndịch vụ làm sổ đỏ uy tín và nhanh chóng nhất năm 2025
Bước 6: Thống nhất lịch, địa điểm công chứng cụ thể
Sau khi hồ sơ được chấp nhận, các bên sẽ thống nhất lịch và địa điểm công chứng ngoài trụ sở.
Địa điểm công chứng phải bảo đảm điều kiện để công chứng viên thực hiện việc đọc, giải thích, ký kết văn bản theo đúng quy định.
Ví dụ: “Công chứng tại phòng bệnh riêng, bảo đảm sự tỉnh táo và tự nguyện của người lập di chúc”.
Bước 7: Thỏa thuận rõ chi phí công chứng ngoài trụ sở
Chi phí công chứng ngoài trụ sở bao gồm phí công chứng theo quy định và các chi phí phát sinh hợp pháp khác như chi phí đi lại.
Việc thỏa thuận trước giúp tránh tranh chấp, khiếu nại về chi phí sau khi hoàn tất công chứng.
Bước 8: Kiểm tra điều kiện ký kết tại thời điểm công chứng
Tại thời điểm công chứng, công chứng viên phải trực tiếp kiểm tra:
Năng lực hành vi dân sự của các bên; Sự tự nguyện khi ký kết; Sự minh mẫn, tỉnh táo của người yêu cầu công chứng.
Ví dụ: “Nếu người lập di chúc không còn nhận thức rõ ràng tại thời điểm ký, công chứng viên phải từ chối công chứng”.
Bước 9: Tiến hành đọc, giải thích và ký kết văn bản
Công chứng viên có trách nhiệm đọc rõ nội dung văn bản, giải thích quyền và nghĩa vụ pháp lý cho các bên.
Việc ký kết chỉ được thực hiện sau khi các bên xác nhận đã hiểu rõ và hoàn toàn tự nguyện.
>>> Xem thêm: Phí công chứng có bắt buộc không? Những trường hợp cần lưu ý
Bước 10: Hoàn tất thủ tục và lưu trữ hồ sơ công chứng
Sau khi ký kết, công chứng viên thực hiện chứng nhận, đóng dấu và hoàn tất hồ sơ.
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng.
Kết luận
Việc tuân thủ đầy đủ checklist công chứng ngoài trụ sở không chỉ giúp giao dịch diễn ra suôn sẻ mà còn bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của văn bản công chứng. Với tính chất đặc thù và rủi ro cao hơn so với công chứng tại trụ sở, người dân cần chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng từng bước để tránh bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
