Người dân cần lưu ý gì trước khi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở?
Công chứng ngoài trụ sở ngày càng được người dân quan tâm, đặc biệt trong các trường hợp người già yếu, ốm đau hoặc không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng. Tuy nhiên, đây là hình thức công chứng có điều kiện áp dụng chặt chẽ, không phải lúc nào yêu cầu của người dân cũng được chấp nhận. Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị từ chối hoặc tiềm ẩn tranh chấp chỉ vì chưa nắm rõ các lưu ý công chứng ngoài trụ sở. Bài viết dưới đây sẽ phân tích những vấn đề quan trọng người dân cần chuẩn bị và cân nhắc trước khi đưa ra yêu cầu.
Công chứng ngoài trụ sở không phải là quyền yêu cầu đương nhiên
Một trong những lưu ý đầu tiên là người dân cần hiểu rõ: công chứng ngoài trụ sở chỉ được thực hiện trong những trường hợp pháp luật cho phép, không phải bất cứ lúc nào cũng có thể yêu cầu.
Theo pháp luật về công chứng hiện hành, công chứng viên chỉ được thực hiện công chứng ngoài trụ sở khi người yêu cầu công chứng không thể đến trụ sở vì lý do khách quan, chính đáng. Việc yêu cầu chỉ vì tiện lợi, tiết kiệm thời gian hoặc ngại di chuyển thường không đủ căn cứ pháp lý.
Ví dụ: “Người yêu cầu công chứng hoàn toàn khỏe mạnh nhưng muốn ký hợp đồng tại nhà riêng cho thuận tiện có thể bị từ chối công chứng ngoài trụ sở”.
Cần chuẩn bị và chứng minh rõ lý do không thể đến văn phòng công chứng
Một lưu ý quan trọng khác khi công chứng ngoài trụ sở là lý do yêu cầu phải được trình bày rõ ràng, cụ thể.
Trong nhiều trường hợp, tổ chức hành nghề công chứng có thể yêu cầu cung cấp giấy tờ chứng minh như: giấy xác nhận y tế, hồ sơ điều trị, xác nhận của cơ sở giam giữ hoặc các tài liệu khác làm căn cứ xem xét.
Nếu không chứng minh được lý do chính đáng, yêu cầu công chứng ngoài trụ sở rất dễ bị từ chối ngay từ đầu.
Hồ sơ công chứng cần được chuẩn bị đầy đủ hơn so với công chứng tại trụ sở
Không ít người dân cho rằng công chứng ngoài trụ sở chỉ khác về địa điểm, còn hồ sơ thì tương tự. Trên thực tế, hồ sơ cho công chứng ngoài trụ sở cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ hơn.
Người dân nên chủ động cung cấp đầy đủ giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản, dự thảo hợp đồng hoặc nội dung giao dịch ngay từ đầu để công chứng viên có thời gian kiểm tra tính hợp pháp.
Ví dụ: “Việc thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản có thể khiến buổi công chứng ngoài trụ sở bị hoãn hoặc hủy”.
Cần lưu ý đặc biệt đến năng lực hành vi dân sự và sự tự nguyện
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất khi công chứng ngoài trụ sở. Do môi trường ký kết không phải tại văn phòng công chứng, rủi ro về ép buộc, chi phối ý chí hoặc suy giảm nhận thức cao hơn.
Tại thời điểm công chứng, công chứng viên có trách nhiệm trực tiếp đánh giá năng lực hành vi dân sự và sự tự nguyện của người ký. Nếu có dấu hiệu nghi ngờ, công chứng viên có quyền từ chối công chứng để bảo đảm an toàn pháp lý.
Ví dụ: “Người lập di chúc không còn minh mẫn, phản ứng chậm, không trả lời rõ ràng câu hỏi của công chứng viên thì văn bản không được công chứng”.
>>> Xem thêm: Cách kiểm tra độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ sổ đỏ
Không phải loại hợp đồng, giao dịch nào cũng phù hợp công chứng ngoài trụ sở
Một lưu ý thường bị bỏ qua là tính chất của hợp đồng, giao dịch. Một số giao dịch phức tạp, giá trị lớn hoặc có nhiều bên liên quan thường được khuyến nghị thực hiện tại trụ sở công chứng để bảo đảm điều kiện nghiệp vụ.
Trong trường hợp nội dung giao dịch tiềm ẩn rủi ro cao, công chứng viên có thể đề nghị các bên thực hiện tại văn phòng công chứng hoặc từ chối công chứng ngoài trụ sở.
Chi phí công chứng ngoài trụ sở cần được trao đổi rõ ràng từ đầu
Người dân cũng cần lưu ý rằng công chứng ngoài trụ sở thường phát sinh thêm các khoản chi phí hợp pháp ngoài phí công chứng thông thường.
Việc trao đổi, thống nhất chi phí ngay từ đầu giúp tránh mâu thuẫn, khiếu nại hoặc hiểu nhầm sau khi hoàn tất công chứng.
>>> Xem thêm: Có bắt buộc phảicông chứng giấy tờ khi nộp hồ sơ hành chính?
Không nên tạo áp lực hoặc can thiệp vào hoạt động nghiệp vụ của công chứng viên
Một số người dân cho rằng đã mời công chứng viên đến tận nơi thì có thể “linh hoạt” hơn về thủ tục. Đây là nhận thức sai lầm.
Công chứng viên vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy trình nghiệp vụ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và có quyền từ chối công chứng nếu phát hiện vi phạm pháp luật, dù đã có mặt tại địa điểm yêu cầu.
Cần lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín
Việc lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín, có kinh nghiệm thực hiện công chứng ngoài trụ sở là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro pháp lý.
Tổ chức hành nghề công chứng có quy trình rõ ràng sẽ hỗ trợ người dân chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và tránh các sai sót không đáng có.
Kết luận
Việc nắm rõ các lưu ý công chứng ngoài trụ sở giúp người dân chủ động hơn trong quá trình yêu cầu công chứng, đồng thời bảo đảm tính hợp pháp và an toàn cho giao dịch. Công chứng ngoài trụ sở tuy mang lại sự thuận tiện nhưng đi kèm với nhiều yêu cầu chặt chẽ hơn về điều kiện, hồ sơ và quy trình. Chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu chính là cách hiệu quả nhất để tránh bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
