Những lưu ý cho tổ chức hành nghề khi mở rộng dịch vụ công chứng ngoài trụ sở
Trong bối cảnh nhu cầu xã hội ngày càng đa dạng, việc mở rộng dịch vụ công chứng ngoài trụ sở đang trở thành xu hướng được nhiều tổ chức hành nghề công chứng quan tâm. Hình thức này góp phần nâng cao khả năng tiếp cận dịch vụ pháp lý cho người dân, đặc biệt là người cao tuổi, người đang điều trị dài ngày hoặc không có khả năng di chuyển. Tuy nhiên, việc mở rộng dịch vụ không đơn thuần là vấn đề tổ chức nhân sự hay địa điểm, mà đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và chuẩn mực nghề nghiệp. Nếu thiếu kiểm soát, công chứng ngoài trụ sở có thể trở thành nguồn phát sinh rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho chính tổ chức hành nghề.
Nhận thức đúng bản chất pháp lý của công chứng ngoài trụ sở
Lưu ý đầu tiên và quan trọng nhất khi mở rộng dịch vụ công chứng ngoài trụ sở là tổ chức hành nghề phải xác định rõ: đây không phải là một loại hình dịch vụ độc lập, mà là phương thức thực hiện hoạt động công chứng trong những điều kiện đặc biệt.
Công chứng ngoài trụ sở chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định, đặc biệt là lý do chính đáng khiến người yêu cầu không thể đến trụ sở. Việc xem công chứng ngoài trụ sở như một dịch vụ “linh hoạt theo yêu cầu” sẽ dẫn đến nguy cơ vi phạm pháp luật và bị xử lý kỷ luật.
Ví dụ: “Tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận mọi yêu cầu ký hợp đồng tại nhà chỉ vì yếu tố cạnh tranh dịch vụ là hành vi tiềm ẩn rủi ro pháp lý”.
Xây dựng tiêu chí nội bộ rõ ràng khi tiếp nhận yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
Khi mở rộng dịch vụ công chứng ngoài trụ sở, tổ chức hành nghề cần ban hành quy trình và tiêu chí nội bộ cụ thể để sàng lọc yêu cầu ngay từ đầu.
Các tiêu chí này nên tập trung vào: lý do yêu cầu, loại việc công chứng, tình trạng sức khỏe và năng lực hành vi dân sự của người ký, mức độ phức tạp của giao dịch. Việc thiếu tiêu chí rõ ràng sẽ khiến quyết định phụ thuộc quá nhiều vào cảm tính của từng công chứng viên, làm gia tăng nguy cơ sai sót.
Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ điều kiện hành nghề của công chứng viên
Mở rộng dịch vụ đồng nghĩa với việc công chứng viên phải hoạt động ngoài môi trường nghiệp vụ quen thuộc. Do đó, tổ chức hành nghề cần đặc biệt lưu ý đến việc kiểm soát điều kiện hành nghề khi cử công chứng viên đi công chứng ngoài trụ sở.
Công chứng viên phải được phân công rõ ràng, có hồ sơ vụ việc đầy đủ trước khi thực hiện, đồng thời được quán triệt trách nhiệm cá nhân trong từng trường hợp cụ thể.
Ví dụ: “Việc để công chứng viên tự ý tiếp nhận và xử lý yêu cầu công chứng ngoài trụ sở mà không thông qua quy trình kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến trách nhiệm liên đới của tổ chức hành nghề”.
>>> Xem thêm: Thời gian xử lý hồ sơ khi dùngdịch vụ sổ đỏ có nhanh hơn tự làm không?
Lưu ý đặc biệt đến đánh giá năng lực hành vi và sự tự nguyện
Một trong những rủi ro lớn nhất khi mở rộng dịch vụ công chứng ngoài trụ sở là khó khăn trong việc đánh giá năng lực hành vi dân sự và ý chí tự nguyện của người ký.
Tổ chức hành nghề cần có hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể cho công chứng viên về cách nhận diện các dấu hiệu bất thường, cách đặt câu hỏi xác minh và cách xử lý khi phát sinh nghi ngờ. Việc “nới lỏng” tiêu chuẩn đánh giá để đáp ứng số lượng hồ sơ sẽ làm suy giảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Không mở rộng công chứng ngoài trụ sở một cách tràn lan đối với mọi loại giao dịch
Không phải mọi hợp đồng, giao dịch đều phù hợp để thực hiện ngoài trụ sở. Các giao dịch có giá trị lớn, nhiều bên tham gia, hoặc có yếu tố tranh chấp tiềm ẩn cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Khi mở rộng dịch vụ công chứng ngoài trụ sở, tổ chức hành nghề nên xác định rõ danh mục các loại việc phù hợp và không phù hợp để tránh bị lợi dụng hợp thức hóa giao dịch trái pháp luật.
Quản lý chặt chẽ chi phí và tính minh bạch trong cung cấp dịch vụ
Việc mở rộng dịch vụ thường đi kèm với chi phí phát sinh. Tổ chức hành nghề cần lưu ý xây dựng cơ chế thu chi rõ ràng, minh bạch, phù hợp với quy định pháp luật về phí, thù lao công chứng và chi phí khác.
Mọi khoản chi phí liên quan đến công chứng ngoài trụ sở cần được thông báo rõ ràng cho người yêu cầu trước khi thực hiện, tránh phát sinh khiếu nại, phản ánh tiêu cực.
Tăng cường công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở cần được quản lý, lưu trữ đầy đủ như công chứng tại trụ sở, thậm chí phải chặt chẽ hơn do rủi ro tranh chấp cao hơn.
Tổ chức hành nghề cần lưu ý ghi nhận đầy đủ thông tin về địa điểm, thời gian, hoàn cảnh công chứng và các yếu tố đặc thù khác để làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.
Chuẩn bị cho hoạt động thanh tra, kiểm tra khi mở rộng dịch vụ
Công chứng ngoài trụ sở là nội dung thường xuyên được cơ quan quản lý nhà nước quan tâm, thanh tra, kiểm tra. Việc mở rộng dịch vụ đòi hỏi tổ chức hành nghề phải chủ động hoàn thiện hồ sơ, quy trình và báo cáo nội bộ.
Ví dụ: “Việc không chứng minh được căn cứ thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong hồ sơ lưu trữ có thể dẫn đến kết luận vi phạm khi thanh tra”.
Kết luận
Việc mở rộng dịch vụ công chứng ngoài trụ sở là xu hướng tất yếu nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, nhưng chỉ thực sự hiệu quả khi được triển khai trên nền tảng tuân thủ pháp luật và chuẩn mực nghề nghiệp. Tổ chức hành nghề công chứng cần nhận diện đầy đủ các rủi ro, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ và đặt yếu tố an toàn pháp lý lên hàng đầu. Chỉ khi đó, công chứng ngoài trụ sở mới trở thành giải pháp hỗ trợ người dân, thay vì là điểm yếu trong hoạt động hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
