Có thể ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở hay không?
Trong thực tiễn, không ít trường hợp người cần công chứng ngoài trụ sở lại không thể trực tiếp liên hệ hoặc làm việc với tổ chức hành nghề công chứng. Điều này đặt ra câu hỏi pháp lý quan trọng: có thể ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở hay không, và nếu có thì phạm vi ủy quyền được xác định như thế nào. Việc hiểu sai quy định về ủy quyền trong hoạt động công chứng có thể dẫn đến việc bị từ chối công chứng hoặc làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực văn bản. Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể vấn đề này từ góc độ pháp luật và thực tiễn áp dụng.
1. Khái niệm ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
Ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở có thể được hiểu là việc một cá nhân, tổ chức ủy quyền cho người khác thay mặt mình liên hệ, nộp hồ sơ, đề nghị tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng ngoài trụ sở, trong khi bản thân người ủy quyền là chủ thể ký kết văn bản công chứng.
Cần phân biệt rõ giữa:
– Ủy quyền yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng – Ủy quyền ký kết nội dung hợp đồng, giao dịch
Hai nội dung này có bản chất pháp lý hoàn toàn khác nhau và không thể đánh đồng.
2. Căn cứ pháp lý về quyền yêu cầu công chứng và ủy quyền
Theo quy định của Luật Công chứng hiện hành, người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức có quyền, lợi ích liên quan trực tiếp đến hợp đồng, giao dịch cần được công chứng.
Đồng thời, Bộ luật Dân sự hiện hành cho phép việc ủy quyền được xác lập thông qua hợp đồng ủy quyền hợp pháp, với phạm vi do các bên thỏa thuận.
Tuy nhiên, pháp luật công chứng đặt ra nguyên tắc rất quan trọng: công chứng viên phải trực tiếp xác minh ý chí tự nguyện, năng lực hành vi dân sự của người ký văn bản. Nguyên tắc này ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi cho phép của việc ủy quyền.
3. Có được ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở hay không?
3.1. Trường hợp được phép ủy quyền
Trong thực tiễn, pháp luật không cấm việc ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nếu nội dung ủy quyền chỉ giới hạn ở các công việc mang tính thủ tục, hành chính, bao gồm:
– Liên hệ với phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng – Nộp hồ sơ, cung cấp thông tin ban đầu – Thỏa thuận lịch, địa điểm công chứng ngoài trụ sở – Thanh toán phí, thù lao công chứng theo thỏa thuận
Ví dụ thực tiễn: “Người cao tuổi đang điều trị tại nhà có thể ủy quyền cho con cháu liên hệ văn phòng công chứng, nộp hồ sơ và đề nghị công chứng viên đến tận nơi để thực hiện công chứng”.
Trong trường hợp này, việc ủy quyền không làm thay đổi chủ thể ký kết, mà chỉ hỗ trợ về mặt thủ tục.
>>> Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi thuêdịch vụ làm sổ đỏ trọn gói
3.2. Trường hợp không được ủy quyền
Ngược lại, không được ủy quyền trong các nội dung mang tính cốt lõi của hoạt động công chứng, bao gồm:
– Thể hiện ý chí đối với nội dung hợp đồng – Ký kết hợp đồng, giao dịch (trừ trường hợp hợp đồng ủy quyền chính nội dung giao dịch đó) – Trả lời, xác nhận ý chí trước công chứng viên
Công chứng viên không được phép tiếp nhận việc “ủy quyền ký thay” trong công chứng ngoài trụ sở nếu không có căn cứ pháp luật rõ ràng, bởi điều này vi phạm nguyên tắc xác thực ý chí của người tham gia giao dịch.
4. Điều kiện để việc ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở được chấp nhận
Từ thực tiễn hành nghề, việc ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở chỉ được chấp nhận khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
Thứ nhất, hợp đồng ủy quyền phải được lập hợp pháp, có nội dung rõ ràng, không mập mờ về phạm vi ủy quyền.
Thứ hai, phạm vi ủy quyền không bao gồm việc thay mặt người ủy quyền thể hiện ý chí hoặc ký kết nội dung giao dịch, trừ trường hợp pháp luật cho phép.
Thứ ba, tại thời điểm công chứng ngoài trụ sở, người có quyền ký văn bản vẫn phải trực tiếp tham gia, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và thể hiện ý chí tự nguyện trước công chứng viên.
Nếu thiếu một trong các điều kiện trên, công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng.
Xem thêm: Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên
5. Thực tiễn từ chối công chứng khi lạm dụng ủy quyền
Trong thực tiễn, nhiều trường hợp bị từ chối công chứng ngoài trụ sở do hiểu sai về ủy quyền, chẳng hạn:
“Người được ủy quyền yêu cầu công chứng đồng thời đề nghị ký thay hợp đồng do người ủy quyền đang vắng mặt hoặc không đủ tỉnh táo”.
Trong các trường hợp này, công chứng viên thường lập biên bản từ chối công chứng vì không bảo đảm điều kiện về chủ thể và ý chí giao dịch, nhằm phòng ngừa rủi ro pháp lý phát sinh sau này.
6. Rủi ro pháp lý nếu ủy quyền không đúng quy định
Việc ủy quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở không đúng phạm vi có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng như:
Văn bản công chứng bị tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự.
Phát sinh tranh chấp về ý chí thực sự của người ký văn bản.
Trách nhiệm pháp lý đối với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng nếu vẫn thực hiện công chứng khi điều kiện không bảo đảm.
7. Nhận định và khuyến nghị thực tiễn
Có thể khẳng định rằng, ủy quyền công chứng ngoài trụ sở là khả thi nhưng bị giới hạn chặt chẽ về phạm vi. Người dân chỉ nên ủy quyền cho các công việc mang tính thủ tục, tuyệt đối không nhầm lẫn với việc ủy quyền ký kết nội dung giao dịch.
Để hạn chế rủi ro, người yêu cầu công chứng nên trao đổi trực tiếp với tổ chức hành nghề công chứng trước khi lập hợp đồng ủy quyền, đồng thời chuẩn bị hồ sơ rõ ràng, minh bạch về tình trạng sức khỏe và điều kiện thực hiện công chứng ngoài trụ sở.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
