Trong thực tiễn giao dịch dân sự và kinh doanh, nhiều hợp đồng được các bên thỏa thuận điều kiện treo, tức là giao dịch chỉ phát sinh hiệu lực hoặc chấm dứt hiệu lực khi một sự kiện nhất định xảy ra trong tương lai. Đối với các giao dịch này, việc công chứng và đặc biệt là lưu trữ hồ sơ công chứng liên quan đến giao dịch có điều kiện treo giữ vai trò then chốt trong việc xác định thời điểm phát sinh hiệu lực, quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như làm căn cứ giải quyết tranh chấp. Bài viết sau phân tích toàn diện vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch có điều kiện treo theo quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Công chứng nhanh – đúng – đủ – chỉ có ở văn phòng công chứng.

1. Cơ sở pháp lý của giao dịch có điều kiện treo

Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức theo quy định pháp luật.

Theo Điều 120 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có thể thỏa thuận về điều kiện làm phát sinh hoặc chấm dứt hiệu lực của giao dịch dân sự. Điều kiện này có thể là điều kiện phát sinh hiệu lực hoặc điều kiện chấm dứt hiệu lực, thường được gọi chung là điều kiện treo.

Đối với các giao dịch thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải công chứng, việc xác lập và lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện theo Luật Công chứng 2014.

2. Giao dịch có điều kiện treo và yêu cầu lưu trữ hồ sơ công chứng

2.1. Đặc thù của giao dịch có điều kiện treo trong hoạt động công chứng

Giao dịch có điều kiện treo có đặc điểm là:

• Hiệu lực hợp đồng chưa phát sinh ngay tại thời điểm ký kết

• Quyền và nghĩa vụ của các bên phụ thuộc vào sự kiện trong tương lai

• Dễ phát sinh tranh chấp về thời điểm và việc điều kiện đã xảy ra hay chưa

Do đó, hồ sơ công chứng lưu trữ phải phản ánh đầy đủ nội dung thỏa thuận về điều kiện treo và bối cảnh xác lập giao dịch.

2.2. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch có điều kiện treo

Theo Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014, mỗi giao dịch được công chứng phải có một hồ sơ công chứng riêng và được lưu trữ đầy đủ, an toàn tại tổ chức hành nghề công chứng, không phụ thuộc vào việc giao dịch đã phát sinh hiệu lực hay chưa.

>>> Xem thêm: Muốn đảm bảo quyền lợi hợp pháp khi chuyển nhượng đất, hãy nhờ dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh hỗ trợ.

3. Nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ trong giao dịch có điều kiện treo

Hồ sơ công chứng lưu trữ liên quan đến giao dịch có điều kiện treo thường bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Dự thảo hợp đồng có điều khoản điều kiện treo

• Bản chính hợp đồng đã được công chứng

• Tài liệu chứng minh năng lực, thẩm quyền của các bên

• Giấy tờ liên quan đến điều kiện treo nếu đã được xác định tại thời điểm công chứng

• Ghi chép nghiệp vụ và lời chứng của công chứng viên

Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này là cơ sở để xác định chính xác nội dung điều kiện treo và ý chí thực sự của các bên.

4. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng trong xác định hiệu lực giao dịch có điều kiện treo

4.1. Xác định thời điểm phát sinh hoặc chấm dứt hiệu lực giao dịch

Theo Điều 120 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự chỉ phát sinh hoặc chấm dứt hiệu lực khi điều kiện treo xảy ra.

Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:

• Điều kiện treo cụ thể mà các bên đã thỏa thuận

• Thời điểm xác lập giao dịch

• Mối liên hệ giữa điều kiện treo và hiệu lực hợp đồng

Đây là căn cứ quan trọng để xác định thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên.

4.2. Phòng ngừa và giải quyết tranh chấp liên quan đến điều kiện treo

Trong thực tế, tranh chấp thường phát sinh khi một bên cho rằng điều kiện treo đã xảy ra, trong khi bên còn lại phủ nhận.

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, và hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ bổ trợ để Tòa án:

• Đánh giá ý chí ban đầu của các bên

• Xác định điều kiện treo có hợp pháp và có thể thực hiện được hay không

• Làm rõ trách nhiệm của các bên khi điều kiện không xảy ra do lỗi của một bên

>>> Xem thêm: 7 sai lầm khi ký Mẫu hợp đồng cho thuê nhà mà người thuê hay mắc phải.

5. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong giao dịch có điều kiện treo gắn với nghĩa vụ tài chính

Đối với nhiều giao dịch có điều kiện treo như chuyển nhượng bất động sản có điều kiện giải chấp, điều kiện cấp giấy chứng nhận, nghĩa vụ tài chính thường phát sinh khi điều kiện treo được đáp ứng.

Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để:

• Xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thanh toán

• Xác định trách nhiệm nộp thuế, phí và lệ phí

• Làm rõ hậu quả pháp lý khi điều kiện treo không xảy ra

6. Ví dụ minh họa thực tế

Ông A và bà B ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng, trong đó thỏa thuận điều kiện treo là thửa đất phải được giải chấp tại ngân hàng trong thời hạn ba tháng.

Sau ba tháng, ngân hàng hoàn tất giải chấp nhưng bà B từ chối tiếp tục thực hiện hợp đồng với lý do hợp đồng chưa có hiệu lực.

Tòa án trích lục hồ sơ công chứng lưu trữ và xác định:

• Điều kiện treo đã được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng công chứng

• Điều kiện giải chấp đã xảy ra trong thời hạn thỏa thuận

• Giao dịch phát sinh hiệu lực kể từ thời điểm điều kiện treo được đáp ứng

Trên cơ sở hồ sơ công chứng lưu trữ, Tòa án buộc bà B tiếp tục thực hiện hợp đồng chuyển nhượng.

7. Kết luận

Có thể khẳng định rằng, lưu trữ hồ sơ công chứng liên quan đến giao dịch có điều kiện treo giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xác định hiệu lực giao dịch, thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ cũng như giải quyết tranh chấp phát sinh. Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, chặt chẽ không chỉ phản ánh trung thực ý chí của các bên mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự và kinh doanh có điều kiện treo.