Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý gốc phản ánh toàn bộ quá trình xác lập, kiểm tra và chứng nhận tính hợp pháp của giao dịch dân sự. Trong thực tiễn, hành vi thay thế trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ có thể làm sai lệch bản chất giao dịch, xâm phạm quyền lợi hợp pháp của các bên và làm suy giảm niềm tin vào hoạt động công chứng. Bài viết phân tích toàn diện trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị thay thế trái phép trên cơ sở pháp luật hiện hành và thực tiễn xét xử.
>>> Xem thêm: Chỉ cần mang giấy tờ cần thiết, còn lại mọi quy trình sẽ được phòng công chứng hỗ trợ để bạn hoàn thành nhanh nhất.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và nguyên tắc bất khả xâm phạm
1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, HS công chứng bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Giấy tờ nhân thân của người yêu cầu công chứng
Giấy tờ về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
Bản chính văn bản công chứng
Các tài liệu liên quan khác
Toàn bộ hồ sơ này phải được lưu trữ thống nhất, đầy đủ và chính xác.
1.2. Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng theo đúng trình tự, bảo đảm an toàn và không bị sửa đổi, thay thế trái phép.
HS công chứng lưu trữ là tài liệu gốc có giá trị chứng cứ, không được tự ý chỉnh sửa, bổ sung hay thay thế dưới bất kỳ hình thức nào ngoài trường hợp pháp luật cho phép.
2. Hành vi thay thế trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ
2.1. Dấu hiệu của hành vi thay thế trái phép
Hành vi thay thế trái phép HS công chứng lưu trữ được hiểu là việc:
Rút hồ sơ gốc ra khỏi hệ thống lưu trữ
Thay bằng tài liệu khác không đúng với hồ sơ đã công chứng
Làm biến dạng nội dung hồ sơ nhằm che giấu hoặc tạo lợi ích cho một bên
Hành vi này có thể do công chứng viên, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng hoặc người có quyền tiếp cận hồ sơ thực hiện.
2.2. Hệ quả pháp lý của việc thay thế trái phép hồ sơ công chứng
Việc thay thế trái phép HS công chứng lưu trữ có thể dẫn đến:
Sai lệch căn cứ xác định hiệu lực hợp đồng
Cản trở hoạt động tố tụng
Xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch
Gây thiệt hại nghiêm trọng cho Nhà nước và xã hội\
>>> Xem thêm: Không còn chờ đợi, không còn rắc rối – dịch vụ làm sổ hồng giúp bạn hoàn thành thủ tục nhanh nhất.
3. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị thay thế trái phép
3.1. Trách nhiệm kỷ luật đối với người thực hiện hành vi vi phạm
Theo Điều 15 và Điều 16 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động công chứng của mình.
Người có hành vi thay thế trái phép HS công chứng lưu trữ có thể bị:
Khiển trách
Cảnh cáo
Tạm đình chỉ hành nghề
Thu hồi thẻ công chứng viên
3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại dân sự
Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người nào có hành vi trái pháp luật gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Nếu việc thay thế trái phép HS công chứng lưu trữ gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức, người vi phạm phải:
Bồi thường thiệt hại vật chất
Bồi thường thiệt hại do mất cơ hội giao dịch
Bồi thường thiệt hại phát sinh từ tranh chấp kéo dài
Tổ chức hành nghề công chứng cũng phải liên đới chịu trách nhiệm nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ.
3.3. Trách nhiệm hình sự trong trường hợp nghiêm trọng
Theo Điều 359 Bộ luật Hình sự 2015, hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong khi thi hành công vụ gây thiệt hại có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Ngoài ra, tùy tính chất hành vi, người vi phạm còn có thể bị xử lý về:
Tội giả mạo trong công tác
Tội hủy hoại hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu
Việc thay thế trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ nếu làm sai lệch nội dung tài liệu gốc có thể cấu thành tội phạm hình sự.
4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong quá trình giải quyết tranh chấp
4.1. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, các tình tiết trong văn bản công chứng không phải chứng minh trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
HS công chứng lưu trữ giúp Tòa án:
Đối chiếu bản chính với các bản sao
Phát hiện dấu hiệu thay thế, chỉnh sửa trái phép
Xác định trách nhiệm của chủ thể liên quan
4.2. Căn cứ xác định trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng
Khi HS công chứng lưu trữ bị thay thế trái phép, Tòa án sẽ xem xét:
Quy trình lưu trữ nội bộ
Việc phân quyền tiếp cận hồ sơ
Trách nhiệm quản lý của công chứng viên đứng tên hồ sơ
Từ đó xác định trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm pháp nhân.
>>> Xem thêm: Hãy đọc Thủ tục làm sổ đỏ trước khi đến cơ quan nhà nước để chuẩn bị thật tốt.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Một văn phòng công chứng bị phản ánh có sự sai lệch giữa bản hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên đang giữ và hồ sơ được trích lục từ kho lưu trữ. Quá trình giám định cho thấy một số tài liệu trong hồ sơ công chứng lưu trữ đã bị thay thế sau thời điểm công chứng.
Tòa án xác định:
Hồ sơ lưu trữ không còn phản ánh đúng giao dịch ban đầu
Có dấu hiệu cố ý thay thế tài liệu nhằm hợp thức hóa giao dịch trái pháp luật
Trên cơ sở đó, cơ quan có thẩm quyền xử lý kỷ luật công chứng viên liên quan, buộc bồi thường thiệt hại và chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra để xem xét trách nhiệm hình sự.
Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị thay thế trái phép là vấn đề đặc biệt nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng và sự an toàn pháp lý của giao dịch dân sự. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ nghề nghiệp mà còn là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên và bảo đảm tính minh bạch, nghiêm minh của pháp luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
