Lưu trữ hồ sơ công chứng giao dịch qua người đại diện
Trong nhiều giao dịch dân sự, kinh doanh và bất động sản, chủ thể tham gia ký kết hợp đồng không trực tiếp là người có quyền, nghĩa vụ mà thông qua người đại diện theo pháp luật. Đặc thù này đặt ra yêu cầu chặt chẽ đối với việc công chứng và đặc biệt là lưu trữ hồ sơ công chứng, nhằm bảo đảm xác định đúng thẩm quyền đại diện, phạm vi đại diện và hiệu lực pháp lý của giao dịch. Khi phát sinh tranh chấp, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ quan trọng để xác định tính hợp pháp của giao dịch có người đại diện theo pháp luật.
1. Cơ sở pháp lý về người đại diện theo pháp luật trong giao dịch được công chứng
Theo Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo pháp luật là việc cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện theo quy định của pháp luật.
Các trường hợp phổ biến có người đại diện theo pháp luật bao gồm:
Người đại diện của pháp nhân theo điều lệ hoặc theo luật
Người đại diện của người chưa thành niên, người mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự
Người đại diện của hộ gia đình, tổ chức khác theo quy định pháp luật
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, một giao dịch chỉ có hiệu lực khi chủ thể có thẩm quyền xác lập giao dịch. Do đó, việc xác định đúng tư cách đại diện là điều kiện bắt buộc.
Theo Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra năng lực hành vi dân sự và thẩm quyền đại diện của người tham gia giao dịch.
2. Hồ sơ công chứng lưu trữ trong giao dịch có người đại diện theo pháp luật
2.1. Thành phần hồ sơ công chứng lưu trữ khi có người đại diện theo pháp luật
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, trong đó đối với giao dịch có người đại diện theo pháp luật, hồ sơ thường bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Hợp đồng hoặc giao dịch được công chứng
Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật
Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện theo pháp luật
Điều lệ pháp nhân hoặc văn bản pháp luật quy định người đại diện
Giấy tờ chứng minh phạm vi đại diện
Ghi chép nghiệp vụ và lời chứng của công chứng viên
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này có ý nghĩa quyết định trong việc xác định hiệu lực giao dịch.
2.2. Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định phạm vi đại diện hợp pháp
Theo Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch do người đại diện xác lập chỉ có hiệu lực trong phạm vi đại diện.
Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để xác định:
Người ký hợp đồng có đúng là người đại diện theo pháp luật hay không
Phạm vi đại diện có bao gồm quyền xác lập giao dịch cụ thể hay không
Giao dịch có vượt quá phạm vi đại diện theo quy định pháp luật hoặc điều lệ hay không
>>> Xem thêm: Khi cần đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối trong giao dịch, bạn nên chọn dịch vụ sổ đỏ chuyên nghiệp.
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng trong bảo đảm hiệu lực giao dịch có người đại diện theo pháp luật
3.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng giúp phòng ngừa giao dịch vô hiệu
Theo Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự vô hiệu khi được xác lập không đúng thẩm quyền đại diện.
Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ giúp:
Chứng minh việc kiểm tra thẩm quyền đại diện đã được thực hiện
Làm rõ cơ sở pháp lý để người đại diện ký kết hợp đồng
Bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba ngay tình
3.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng là căn cứ giải quyết tranh chấp liên quan đến đại diện
Khi phát sinh tranh chấp, các bên thường cho rằng:
Người ký hợp đồng không có thẩm quyền
Giao dịch vượt quá phạm vi đại diện
Đại diện không đúng quy định pháp luật
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, và hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ bổ trợ quan trọng để Tòa án đánh giá toàn diện giao dịch.
4. Hồ sơ công chứng lưu trữ trong giao dịch của pháp nhân và tổ chức kinh tế
Đối với pháp nhân, người đại diện theo pháp luật có vai trò đặc biệt quan trọng.
Theo Điều 12 và Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch.
Hồ sơ công chứng lưu trữ trong các giao dịch này giúp xác định:
Thông tin pháp lý của doanh nghiệp tại thời điểm ký hợp đồng
Người đại diện theo pháp luật đang có hiệu lực
Việc tuân thủ điều lệ doanh nghiệp và quy định pháp luật liên quan
>>> Xem thêm: Công chứng thừa kế có áp dụng cho tài sản là nhà đất không?
5. Ví dụ minh họa thực tế
Công ty A ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với Công ty B thông qua người đại diện theo pháp luật của Công ty A. Sau khi hợp đồng được thực hiện, một cổ đông của Công ty A khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu với lý do người ký hợp đồng không có thẩm quyền.
Tòa án trích lục hồ sơ công chứng lưu trữ và xác định:
Người ký hợp đồng là người đại diện theo pháp luật được ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Điều lệ công ty không hạn chế quyền ký kết hợp đồng chuyển nhượng
Công chứng viên đã kiểm tra đầy đủ tư cách đại diện
Từ hồ sơ công chứng lưu trữ, Tòa án công nhận hiệu lực hợp đồng và bác yêu cầu khởi kiện.
6. Kết luận
Có thể khẳng định rằng, lưu trữ hồ sơ công chứng khi giao dịch có người đại diện theo pháp luật giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm hiệu lực pháp lý của giao dịch. Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, chính xác không chỉ giúp xác định đúng tư cách và phạm vi đại diện mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc để giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự và thương mại.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
