Công chứng giấy xác nhận việc chấp hành quy định bảo vệ bí mật Nhà nước: Thủ tục và ví dụ minh họa
Trong nhiều ngành nghề đặc thù như an ninh, quốc phòng, quản lý dữ liệu, công nghệ thông tin hoặc các lĩnh vực yêu cầu kiểm soát thông tin chặt chẽ, giấy xác nhận chấp hành quy định bảo vệ bí mật Nhà nước là tài liệu quan trọng. Để sử dụng trong hồ sơ tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc các thủ tục hành chính khác, người dân thường phải thực hiện công chứng bí mật Nhà nước nhằm đảm bảo bản sao giấy xác nhận có giá trị pháp lý. Việc công chứng giúp cơ quan tiếp nhận yên tâm về tính xác thực của tài liệu và tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn đầy đủ hồ sơ, quy trình và ví dụ minh họa thực tiễn.
>>> Xem thêm: Mua bán đất nhưng chưa sang tên, nên xử lý tại văn phòng công chứngthế nào?
1. Giấy xác nhận chấp hành quy định bảo vệ bí mật Nhà nước là gì?
Đây là văn bản do cơ quan, đơn vị Nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp cho cá nhân nhằm xác nhận:
Người đó đã được phổ biến, tập huấn và cam kết chấp hành quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước;
Người đó không vi phạm quy định liên quan đến quản lý, sử dụng thông tin mật theo “Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước 2018”.
Giấy xác nhận thường được yêu cầu trong:
Hồ sơ xin việc vào cơ quan Nhà nước;
Hồ sơ điều chuyển, bổ nhiệm, xét duyệt thăng cấp;
Một số thủ tục cấp phép chuyên ngành liên quan đến dữ liệu hoặc an ninh thông tin.
2. Tại sao phải công chứng bản sao giấy xác nhận bí mật Nhà nước?
Theo “Luật Công chứng 2014”, bản sao chỉ có giá trị pháp lý khi được chứng thực từ bản chính. Vì vậy, khi nộp hồ sơ cho các cơ quan, tổ chức khác, người dân phải thực hiện công chứng để đảm bảo:
Tính xác thực giữa bản sao và bản gốc;
Tránh nghi ngờ làm giả giấy tờ;
Được chấp nhận rộng rãi trong các thủ tục hành chính.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng bí mật Nhà nước
Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị:
Bản gốc giấy xác nhận chấp hành quy định bảo vệ bí mật Nhà nước (còn nguyên vẹn, không sửa chữa).
Bản sao cần chứng thực (số lượng tùy mục đích sử dụng).
CMND/CCCD hoặc hộ chiếu để đối chiếu nhân thân.
Trường hợp ủy quyền phải có “văn bản ủy quyền hợp lệ”.
>>> Xem thêm: Cách đánh giá giá trị tài sản trước khi công chứng Di chúc
Tuyệt đối không công chứng bản gốc bị chỉnh sửa, rách, hoặc không còn thông tin rõ ràng.
Nếu giấy xác nhận đã cấp quá lâu, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản mới → nên kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.
Có thể công chứng tại mọi văn phòng công chứng trên toàn quốc, không giới hạn nơi cư trú.
Một số cơ quan Nhà nước yêu cầu bản sao công chứng trong 6 tháng gần nhất, nên chuẩn bị bản mới nếu cần.
>>> Xem thêm: Trải nghiệm khách hàng vớidịch vụ sổ đỏ nhanh chóng, an toàn, đảm bảo pháp lý
6. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ 1:
Anh T làm hồ sơ thi tuyển vào cơ quan Nhà nước và được yêu cầu nộp bản sao giấy xác nhận chấp hành quy định bảo vệ bí mật Nhà nước. Anh mang bản gốc và CCCD đến văn phòng công chứng, thực hiện thủ tục trong 10 phút và nộp vào cơ quan tuyển dụng mà không gặp trở ngại.
Ví dụ 2:
Chị L từng được cấp giấy xác nhận nhưng bản gốc đã bị nhòe mực do bảo quản kém. Văn phòng công chứng từ chối chứng thực vì giấy gốc không còn giá trị. Chị phải quay lại đơn vị công tác cũ để xin cấp lại giấy xác nhận trước khi đi công chứng.
7. Nơi thực hiện công chứng giấy xác nhận bí mật Nhà nước
Văn phòng công chứng – nhanh, chuyên nghiệp, phù hợp khi cần số lượng lớn bản sao.
UBND cấp xã/phường – chi phí thấp, thuận tiện cho người dân ở gần.
Kết luận
Việc thực hiện công chứng bí mật Nhà nước là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý của giấy xác nhận khi sử dụng trong hồ sơ tuyển dụng hoặc thủ tục hành chính. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và kiểm tra kỹ tính hợp lệ của bản gốc sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, đúng quy định.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
