Công chứng nhiều giấy tờ cùng lúc – Cần lưu ý điều gì?
Công chứng nhiều giấy tờ cùng lúc là nhu cầu thường gặp trong thực tế, nhất là khi người dân cần hoàn tất nhiều giao dịch như chuyển nhượng tài sản, ủy quyền, di chúc, hợp đồng vay… Tuy nhiên, việc này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ, thời gian và hiểu biết pháp lý để tránh sai sót, chậm trễ hoặc từ chối công chứng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ những điều cần lưu ý khi thực hiện công chứng nhiều giấy tờ cùng lúc.
>>>Xem thêm: Đội ngũ công chứng viên tại văn phòng công chứng – Chuyên môn cao, tận tâm
1. Căn cứ pháp lý về công chứng nhiều giấy tờ
1.1. Luật điều chỉnh hoạt động công chứng
Luật Công chứng 2014
Nghị định 23/2015/NĐ-CP (về chứng thực giấy tờ, chữ ký, bản sao)
Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu phí, lệ phí công chứng
1.2. Phạm vi áp dụng
Nhiều hợp đồng, giao dịch khác nhau cần thực hiện đồng thời
Một hợp đồng, nhưng kèm theo nhiều phụ lục, tài liệu chứng minh
Nhiều bản sao hoặc bản chính cần chứng thực cùng lúc
2. Chuẩn bị hồ sơ khi công chứng nhiều giấy tờ
>>>Xem thêm: Giải pháp tối ưu giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm công chứng giấy tờ
2.1. Hồ sơ chung cần nộp khi công chứng nhiều giấy tờ
Dù là công chứng một hay nhiều giấy tờ, người yêu cầu vẫn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
Giấy tờ tùy thân: CMND/CCCD, hộ chiếu còn hiệu lực
Hồ sơ liên quan đến tài sản/giao dịch: Sổ đỏ, giấy đăng ký xe, hợp đồng, biên bản…
Giấy tờ chứng minh tình trạng pháp lý: Giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận độc thân, giấy tờ ủy quyền nếu có
Các giấy tờ kèm theo như bản vẽ, phụ lục, thông báo…
2.2. Trình bày rõ ràng theo từng nhóm tài liệu khi công chứng nhiều giấy tờ
Khi nộp nhiều loại giấy tờ, bạn nên sắp xếp theo nhóm và ghi chú rõ từng loại giao dịch để công chứng viên dễ kiểm tra và xử lý.
Ví dụ minh họa: Chị Hạnh muốn công chứng 3 loại giấy tờ gồm: hợp đồng mua bán đất, hợp đồng cho thuê nhà và giấy ủy quyền. Chị chuẩn bị từng bộ hồ sơ riêng, kẹp lại theo từng giao dịch, có ghi chú “Hồ sơ mua bán”, “Hồ sơ cho thuê”, “Hồ sơ ủy quyền”. Nhờ vậy, thời gian công chứng được rút ngắn đáng kể.
3.1. Xác định đúng thẩm quyền và hình thức công chứng
Mỗi loại giấy tờ có thể yêu cầu hình thức công chứng hoặc chứng thực khác nhau:
Hợp đồng: cần công chứng theo Luật Công chứng
Bản sao: chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Chữ ký trên văn bản hành chính: chứng thực chữ ký
Cần xác định rõ để tránh nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của tài liệu.
3.2. Sắp xếp thời gian hợp lý
Việc công chứng nhiều giấy tờ sẽ mất nhiều thời gian xử lý hơn bình thường, nhất là khi tài liệu liên quan đến bất động sản, thừa kế, ủy quyền. Bạn nên đặt lịch hẹn trước hoặc đến sớm để không bị chờ đợi quá lâu.
3.3. Đọc kỹ nội dung từng văn bản
Dù đang xử lý nhiều giấy tờ, bạn vẫn cần đọc kỹ từng nội dung trước khi ký, tránh nhầm lẫn, ký nhầm chỗ hoặc sai đối tượng giao dịch.
4. Phí công chứng nhiều giấy tờ được tính như thế nào?
Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, phí công chứng được tính riêng biệt cho từng hợp đồng, giao dịch, không cộng gộp. Nếu công chứng 3 hợp đồng, bạn phải trả phí cho cả 3.
4.2. Trường hợp giảm phí hoặc hỗ trợ
Một số trường hợp như người cao tuổi, người khuyết tật, hộ nghèo có thể được giảm lệ phí công chứng khi xuất trình giấy tờ chứng minh hợp lệ.
Ví dụ thực tế: Ông Bảy – người cao tuổi ở Đồng Tháp đến công chứng di chúc và giấy ủy quyền. Sau khi cung cấp thẻ người cao tuổi, ông được văn phòng công chứng hỗ trợ giảm 50% lệ phí.
5. Trách nhiệm pháp lý khi công chứng nhiều giấy tờ
Có trách nhiệm kiểm tra kỹ tính pháp lý của từng loại giấy tờ
Hướng dẫn, giải thích rõ nội dung, hậu quả pháp lý từng văn bản
Từ chối công chứng nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật
Kết luận
Công chứng nhiều giấy tờ cùng lúc giúp tiết kiệm thời gian, nhưng cũng đi kèm yêu cầu cao hơn về chuẩn bị hồ sơ, xác minh thông tin và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Để đảm bảo an toàn pháp lý và xử lý hiệu quả, người dân nên chuẩn bị kỹ hồ sơ, sắp xếp theo từng giao dịch, và chủ động làm việc với công chứng viên.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
